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Effizienz in der Personalvorsorge

Online-Lösungen helfen, die Administration schnell und fehlerfrei zu machen.

Effizienz ist ein wichtiger Erfolgsfaktor – für KMU wie auch für Grossunternehmen. Umso wesentlicher ist es, dass ­administrative Tätigkeiten, die nur wenig mit dem Kerngeschäft zu tun haben, schnell und fehlerfrei abgewickelt werden können. Zum Beispiel die Administration der Personalvorsorge. Unternehmen stehen im ständigen ­Wettbewerb, Kosten- und Effizienzdruck nehmen laufend zu. Wer administrative Arbeiten mit Papierlisten und For­mularen erledigen muss, gerät heute rasch in zeitliche Not. Zudem sind ma­nuelle Prozesse fehleranfällig.

Die Digitalisierung bietet in vielen ­Bereichen Chancen, diesen Druck zu ­verringern. Gerade wenn wichtige, zeitaufwendige und hoch regulierte Prozesse wie die Administration rund um die berufliche Vorsorge durch digitale Prozesse vereinfacht werden können, bringt dies dem Unternehmen einen hohen Nutzen in Sachen Effizienz.

Die Vorteile liegen auf der Hand: ­Arbeitgebende haben jederzeit Zugriff auf ihre Verträge, Buchhaltungsdaten, Do­kumente und den Personalbestand. ­Personal­­mutationen können mit nur wenigen Klicks online erledigt werden.

Beispiele digitaler Lösungen in der beruflichen Vorsorge

Beispielhaft sei hier erwähnt, dass Helvetia in Zusammenarbeit mit Kunden und ­Partnern die Applikation BVGonline entwickelt hat und darauf aufbauend – als eine der ersten Ver­sicherungen – den Service mit ELM, dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren, ermöglicht.

BVGonline – autonom und schnell

BVGonline ist ein einfaches und selbsterklärendes Online-Mutationssystem. Dazu gehören beispielsweise der Schnellzugriff auf die ­häufigsten Meldungen oder Simulations­berechnungen, mit denen rasch Auswirkungen bevorstehender Änderungen etwa des Beschäftigungsgrads auf die berufliche Vorsorge ­berechnet werden können. Die Arbeitsstruk­turen sind auf das agile ­Pro­jektmanagement nach «Scrum» ausgerichtet. Im Rahmen des ­Anforderungsmanagements werden die ­Rückmeldungen der Kundschaft ­laufend ­einbezogen und erlauben eine kontinuierliche Verbesserung der einzelnen Funktionen. Den ­hohen Mehrwert von BVGonline bestätigen auch der ­anhaltend starke Nutzerzuwachs und die ­erfreuliche Resonanz.

Ergänzende Automatisierung durch ELM für BVG

ELM steht für einheitliches Lohnmeldeverfahren, das von ­Unternehmen bis anhin durch die Datenempfänger AHV, FAK, UVG, UVG-Z, KTG, BFS und durch die Steuer­verwaltung ­genutzt wurde. ELM kann neuerdings auch in der ­beruflichen Vorsorge eingesetzt werden. Dabei werden die Meldungen im ERP-/HR-­System des Unternehmens ausgelöst und über eine gesicherte Verbindung ­direkt an das Verwaltungs­system von Helvetia übermittelt. Bei beitragsrelevanten Meldungen werden die neuen Beiträge für die Personal­vorsorge bei Helvetia ­gespeichert und – nachdem die entsprechende ­Interaktion im Lohnbuchhaltungshaltungssystem des Unternehmens ­vollzogen ist – die ­Beiträge via ELM direkt ­zurück ins System der Kundschaft übermittelt. Voraus­setzung für den Einsatz von ELM sind die Zertifizierung des ­eingesetzten ERP-­Systems durch Swissdec für ELM V5.0 ­sowie die Nutzung von BVGonline.

Weitere Infos:

helvetia.ch/arbeitgeber

Digitale Lösungen müssen allerdings wichtige Voraussetzungen erfüllen. An oberster Stelle steht die Datensicherheit. Schliesslich geht es um persönliche Daten rund um die Altersvorsorge – also die zukünftige finanzielle Sicherheit der Mitarbeitenden sowie ihrer Angehörigen.

Zudem benötigen Unternehmen in Zeiten von «New Work», also bei orts- und zeitunabhängigem Arbeiten, einfache, bedienerfreundliche und hoch verfügbare (24/7) Lösungen. Die Systeme müssen stabil, schnell, sicher und technologisch auf dem neuesten Stand sein. Neben dieser neu gewonnenen Flexibilität schont die Entmaterialisierung der ­Informationsflüsse auch unsere Umwelt. Vor dem Hintergrund des steigenden Kostendrucks kommt den digitalen Kundenschnittstellen eine Schlüsselrolle zu.

Als Anbieterin von Pensionskassenlösungen sieht Helvetia hier ein wichtiges Entwicklungsfeld, um ihren Kunden die Administration zu vereinfachen. Diese bekennen sich mit einer ­fortschrittlichen Personalvorsorge zu ­ihrer sozialen Verantwortung und steigern auf diese Weise ihre Attraktivität am Arbeitsmarkt.

Renato Strassmann, Leiter Geschäfts­entwicklung, und Thomas Landwerth, ­Leiter Supporting Services von Vorsorge Schweiz, Helvetia Versicherungen

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